第２１回　東越谷一丁目自治会館建設委員会　議事録 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　建設委員長　吉田　定雄　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記録者　山口　事務局長　 日　時　平成２０年２月１７日（日）　９時００分〜１０時１０分 会場　　自治会館 出席者　　吉田委員長　寺内副委員長　池田副委員長　鈴木(博)会計　藤間会計 　　　　　　尾高会計　鈴木(康)監査　山崎監査　山口(健)事務局長　磯内副事務局長 　　　　　　須賀(信)委員　畔上委員　高橋(亀)委員　山崎(孝)委員　島根(皓)委員 　　　　　　島根(晴)委員　東海林委員　岡田委員　麻生委員 《吉田委員長挨拶》 ・本日は、２月２３日の竣工式の最終打ち合わせになりますのでよろしくお願いします。 会議の後、第一回目の引越しをしますのでご協力をお願いします。 議事 １）竣工式について、竣工式式典部会　畔上リーダーから説明して、役割分担や進行時間について確認をした。 １．参加者　５３名。 ２．来賓、出席者　 　　市役所関係　3名　　　市会議員　3名　　　増林地区センター　1名近隣自治会　8名 　　建設業者　2名　　従来会長　2名　建設委員　32名　　　賛助者　2名 ３．会場レイアウト 　　会場図をもとに確認し、式典会場は椅子席形式、来賓椅子の背に名前を表示する。 　　祝賀会場は立食、立食テーブルは４台とする。 ４．受付、案内など 　10:00　受付開始　番号付きの名札をお渡しし、下足やクロークも同じ番号を使用する。 　　受付担当：藤間会計、鈴木会計 　　案内担当：東海林委員、山崎監査、鈴木監査 　　クローク担当：山崎監査、鈴木監査　　スナップ写真担当：山崎監査 ５．式次第　進行時間 　　次第内容と時間を確認 　　パーティマスタを設定して時間進行を管理する。パーティマスターは磯内副事務局長 ６．当日の準備作業 　　8:50　ケータリングサービスのセッティング開始9:30までに完了 　　9:00　記念品のセット詰め：式典部会で、タオル、記念品、礼状をセットする 　　9:30　式典会場の椅子席セット 　　10:30 ビール業者から搬入 ７．事前準備について 　　名札、椅子の名札、礼状：島根委員 　　下駄箱とハンガーの番号ラベル：東海林委員 　　式典カンバン、禁煙カンバン、感謝状、名札ホルダー、胸花：山口事務局長 　　式次第の掲示：吉田委員長 　　スリッパ３０足：藤間会計　 　　料理酒類：東海林委員手配　　オードブル、エビチリ、焼きそばなど２８台 　　　ビール２ケース、焼酎２本、ロックアイス２kg、ジュース、ウーロン茶、茶各２本 　　　須賀委員提供：酒300ml２０本、山崎監査提供：ミネラルウォター ２）お礼状、感謝状の文面などについて お礼状は原案どおりとする。感謝状は、あなたはを貴殿はに修正、作業員を社員に修正することとした。 　竣工･祝賀会のレジュメは、活動経過の一部修正と工事費の項を削除することとした。 ３）建築費用清算について、工事監理部畔上リーダーから報告した。 　　建築見積もり額　２７００万円、精算確定金額　２７４１万円 　　　主な減額項目　机椅子を別注 　　　主な増額項目　トイレ、電気設備のグレードアップ 　　　　　　　　　　外部倉庫、駐輪場、南及び西側フェンス、道路側ブロック積み ４）現自治会館解体に伴う関係者への通知は、吉田委員長と池田副委員長が２月１１日に、吉井さん、須賀さん、山口さんに行い解体の了承を得た。 ５）現会館の水道、電気、電話の移転や廃止手続きは、３月に手配することとした。 ６）備品購入について 　　放送、映像設備については、賛助金の集まり状況で購入するかを決めるとして保留とする。 ７）新自治会館の火災保険は、年払い一年契約で契約をした。 ● 本日の作業について 　　会議終了後に、会議テーブルや椅子などを新会館に引越しをする。 ● 今後の日程 【現会館の解体お清め】　　　平成２０年３月２日（日）　午前９時から 　　お清め後、引越し作業を行う 【内覧会】　　　平成２０年３月２日（日）　午前９時３０分から１２時 　　　　　　　　　１ブロックから３０分づつ順に割り振り５ブロックで終了する。 【建設委員会】　　　平成２０年３月１５日（土）　午後７時から 【解体工事】　　平成２０年３月１７日（月）から４月上旬を予定する。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上

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